برنامه ریزی چیست و چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم؟
عبارت برنامه ریزی از همان بچگی به گوشمان آشناست؛ بیشتر از همه، در سال‌های کنکور با آن دست و پنجه نرم کرده‌ایم. آن‌قدر این عبارت را از زبان معلم‌ها، مشاورهای تحصیلی و پدر و مادرانمان شنیده‌ایم که دیگر برایمان به یک عبارت عادی تبدیل شده و بر خلاف خیلی از کلمات جدید و قلمبه و سلنبه دیگر، با شنیدن آن شاخک‌هایمان تیز نمی‌شود.
بسیاری از ما، از برنامه ریزی فقط همین را می‌دانیم که کار خوبی است؛ ولی تعریف شفافی از آن نداریم و شیوه اجرای صحیح آن را بلد نیستیم.
ما این مقاله جامع را با همین هدف نوشته‌ایم که شما را با تعریف دقیق برنامه ریزی، جایگاه آن در دستیابی به موفقیت و روش صحیح انجام برنامه ریزی آشنا کنیم. در بخش پایانی مقاله،می‌توانید فایل پی دی اف نمونه یک نمونه برنامه ریزی هفتگی را نیز دانلود کنید.
اگر جزو افرادی هستید که خاطره بدی از برنامه ریزی دارید یا تصور می‌کنید برنامه ریزی کار سختی است و زندگی شما را محدود می‌کند، با مطالعه این مقاله به فرد دیگری تبدیل خواهید شد.
سرفصل‌هایی که در این مقاله به آن‌ها خواهیم پرداخت، به شرح زیرند:
تعریف برنامه ریزی چیست؟
چه عواملی باعث می‌شود در برابر برنامه ریزی گارد بگیریم؟
برنامه ریزی چه اهمیتی دارد؟
اشتباهات رایج در برنامه ریزی کدامند؟
چگونه برنامه ریزی کنیم تا قابل انجام باشد؟ (+ تکلیف خانگی برای هر مرحله)
۱) تعریف برنامه ریزی چیست؟
بر خلاف دیدگاه عموم، برنامه‌ریزی به این معنا نیست که بتوانیم کار زیادی انجام بدهیم، هر روز حجم بالایی از فعالیت‌های گوناگون را به پایان برسانیم و کنار نام هر کدام یک تیک بزرگ بزنیم.
طبق تعریف ویکی پدیا، به فرآیند رسیدن به اهداف، برنامه ریزی گفته می‌شود.
ما این تعریف را به این شکل، کامل‌تر بیان می‌کنیم:
برنامه ریزی عبارت است از: انجام منظم و دقیق کارها به منظور رسیدن به اهداف.
حتما بخوانید: توسعه فردی چیست و چرا برای رشد و پیشرفت اهمیت دارد؟
۲) چه عواملی باعث می‌شود در برابر برنامه ریزی گارد بگیریم؟
افراد مختلف نظرات متنوعی در مورد برنامه ریزی دارند، بعضی عاشق برنامه ریزی هستند و بعضی دیگر آن را کار اشتباهی می‌دانند.
وقتی با مخالفان برنامه ریزی صحبت می‌کنیم، استدلال‌های مختلفی را برای این مخالفت می‌آورند.
بعضی می‌گویند برنامه ریزی باعث می‌شود احساس کنند در یک قفس زندگی می‌کنند و آزادی عمل ندارند.
برخی می‌گویند آینده قابل پیش‌بینی نیست، بنابراین این امکان وجود ندارد که برای یک ماه یا یک سال بعدی عمرمان برنامه ریزی کنیم.
بعضی دیگر می‌گویند برنامه ریزی کرده‌اند، ولی از عهده عملی کردن آن برنیامده‌اند و این امر موجب شده به کلی از برنامه ریزی زده شوند.
گروهی دیگر چون هدف مشخصی برای زندگی‌شان تعیین نکرده‌اند، طبیعتا انگیزه کافی برای برنامه ریزی را ندارند و آن را یک کار بیهوده و رنج‌آور می‌دانند.
دسته دیگر تصور می‌کنند همین که هدفشان را روی کاغذ نوشتند، یعنی برنامه ریزی کردند و کار تمام شد.
به جرات می‌توانیم بگوییم اکثر قریب به اتفاق افرادی که به دلایل گفته شده در برابر برنامه ریزی گارد گرفته‌اند، درک درستی از مفهوم برنامه ریزی و علی‌الخصوص، روش اصولی انجام برنامه ریزی ندارند.
در قسمت‌های بعدی، آموزش روش صحیح انجام برنامه ریزی موفق را توضیح داده‌ایم؛ اگر از گام‌های گفته شده در این مقاله پیروی کنید، بهانه‌ای برای برنامه ریزی نکردن نخواهید داشت.
۳) برنامه ریزی چه اهمیتی دارد؟
طبیعتا شما نیز مانند هر فرد دیگری در دنیا، دوست ندارید که شکست بخورید؛ ولی بهتر است بدانید عدم انجام برنامه ریزی، به منزله برنامه ربزی برای شکست است.
موفقیت تصادفی نیست، کافی است به زندگی افراد موفق این جهان نگاه کنید تا متوجه شوید که همه آن‌ها، از یک برنامه ریزی مشخص پیروی کرده‌اند و گام به گام پیش رفته‌اند تا به مرور زمان، به چیزی که می‌خواستند دست پیدا کرده‌اند.
هدف بدون برنامه ریزی، آرزویی بیش نخواهد بود.
برنامه ریزی به شما کمک می‌کند:
خواسته‌هایتان را اولویت‌بندی کنید
با برداشتن گام‌های کوچک، به اهداف بزرگتان دست پیدا کنید
راندمان بیشتری را تجربه کنید
بر تنبلی و اهمال‌کاری‌تان غلبه کنید
به همه کارهای روزمره‌تان برسید
عملکرد بهتری در مدیریت زمان داشته باشید
اعتماد به نفس و انگیزه بالاتری را تجربه کنید
احساس رضایت بیشتری از زندگی داشته باشید
سریع‌تر از قبل به موفقیت دست پیدا کنید
۴) برخی اشتباهات رایج:
از جمله اشتباهات رایجی که در دنیای برنامه ریزی‌ها رخ می‌دهند و بسیار شایع هستند، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
زمان مشخصی را برای انجام برنامه ریزی اختصاص نمی‌دهیم
برنامه‌ای که مدنظر داریم را روی کاغذ نمی‌آوریم
برنامه‌ای که نوشته‌ایم را جایی می‌گذاریم که جلوی چشممان نیست و همین دلیل باعث می‌شود آن را فراموش کنیم
برنامه را سهل می‌گیریم و برای خودمان ضرب‌العجل مشخص تعیین نمی‌کنیم
برنامه را سخت می‌گیریم و زمانی برای سپری کردن وقت با خانواده، دوستان و استراحت اختصاص نمی‌دهیم
به موانعی که ممکن است پیش رویمان قرار بگیرند، فکر نمی‌کنیم
برآورده کردن خواسته‌های دیگران را به عملی کردن برنامه‌هایمان مقدم می‌دانیم
برنامه‌مان را ارزیابی نمی‌کنیم
۵) چگونه برنامه ریزی کنیم که قابل انجام باشد؟
اکنون که با تعریف صحیح برنامه ریزی و اهمیت بالای آن در دستیابی به موفقیت آشنا شدیم، نوبت رسیده به یادگیری روش صحیح انجام برنامه ریزی. یک برنامه ریزی باید طوری انجام بگیرد که منجر به ایجاد عادت‌های سازنده شود و مانند یک تابلوی راهنما، مسیر رسیدن به اهداف را به ما نشان دهد.
در ادامه، پنج گام برای برنامه ریزی را به شکل کامل برایتان توضیح خواهیم داد. این گام‌ها را به صورت خلاصه در تصویر زیر ملاحظه می‌کنید. در پایان هر گام، یک تکلیف هم برایتان درنظر گرفته‌ایم تا با عمل کردن به آن‌ها، مسیر رسیدن به موفقیت را برای خودتان دست‌یافتنی‌تر کنید.
گام اول) تصور کنید به پایان عمر خود رسیده‌اید و یک نفر آمده تا با شما مصاحبه کند
با خودتان خلوت کنید، خودتان را در سالخورده‌ترین چهره ممکن تصور کنید؛ روی یک صندلی نشسته‌اید و روبروی شما، یک خبرنگار نشسته تا داستان زندگی شما را در یک نشریه خبری اسم و رسم دار منتشر کند. شما در طول زندگی‌تان کارهای تاثیرگذاری انجام داده‌اید و به فردی سرشناس تبدیل شده‌اید. خبرنگار از شما می‌پرسد:
کدام کار بود که هیچ‌گاه تصور نمی‌کردید از عهده انجامش بربیایید، ولی انجامش دادید؟
در مسیر رسیدن به موفقیت چه موانعی را پشت سر گذاشته‌اید، چه درس‌هایی آموخته‌اید؟ چه تجربه‌هایی به دست آورده‌اید؟
سخت‌ترین کاری که برای رسیدن به موفقیت انجام دادید، چه کاری بود؟
چرا آن همه تلاش کردید تا به فردی که الان هستید، تبدیل شوید؟
این پرسش‌ها شاید در ابتدا باعث شوند کمی مضطرب شوید، ولی پاسخ دادن به آن‌ها، کمک می‌کند متوجه شوید که از زندگی چه می‌خواهید و به کجا می‌خواهید برسید.
همان‌گونه که در ابتدا اشاره کرده‌ایم، برنامه ریزی ابزار رسیدن به هدف است. با فکر کردن به پاسخ این پرسش‌ها، به عنوان نخستین گام، می‌توانید تعیین کنید که چه اهدافی در زندگی دارید و به کجا می‌خواهید برسید.
تکلیف خانگی: یک کاغذ و قلم بردارید و پاسخ سوالات بالا را روی آن‌ها بنویسید. مطمئن باشید که پاسخ دادن به این پرسش‌ها، مانند چراغی خواهد بود که آینده را برایتان روشن می‌کند.
گام دوم) اولویت‌بندی کنید
اولویت‌بندی باعث می‌شود از سردرگمی نجات پیدا کنید و زمان باارزش‌تان را با انجام کارهای الکی به هدر ندهید. کلیدی‌ترین ترفند اولویت‌بندی این است که از خودتان بپرسید: کدام یک از اهدافی که در گام اول برای زندگی‌ام مشخص کردم، مهم‌تر از بقیه است؟
به خودتان بیش از هر فرد دیگری اهمیت بدهید و مشخص کنید که می‌خواهید در کدام از جنبه از زندگی‌تان پیشرفت کنید؟
سپری کردن وقت با خانواده، دستیابی به موفقیت شغلی، بهبود اوضاع مالی، ارتقای سطح سلامت جسمانی و ادامه دادن تحصیلات، نمونه‌هایی از اهدافی هستند که شما می‌توانید آن‌ها را اولویت‌بندی کنید.
بعضی از افراد، ده الی بیست هدف را برای خودشان مشخص می‌کنند و تلاش می‌کنند در یک مدت زمانی یکسان، همه آن‌ها را عملی کنند. این کار امکان‌پذیر نیست. توصیه می‌کنیم در هر برهه زمانی، به طور متوسط، پنج هدف برای خودتان تعیین کنید و آن‌ها را به ترتیب اولویت، از شماره یک تا پنج رتبه‌بندی کنید.
تکلیف خانگی: از اهدافی که در گام اول روی کاغذ یادداشت کرده‌اید، پنج مورد را انتخاب کنید و به ترتیب اهمیت، به آن‌ها شماره بدهید.
گام سوم) با خودتان رو راست باشید و وضعیت فعلی‌تان را در هر اولویت مشخص کنید
یکی از اصلی‌ترین دلیلی که باعث می‌شود در برنامه ریزی شکست بخوریم، این است که وقتی پای برنامه ریزی به میان می‌آید، به اصطلاح جوگیر می‌شویم و تصور می‌کنیم از فردا دیگر به یک ابرانسان تبدیل خواهیم شد که روزی ۱۰ ساعت کار می‌کند، سه ساعت ورزش می‌کند، دو ساعت کتاب می‌خواند و بجز سبزیجات، لب به غذاهای دیگر نمی‌زند.
ناگفته پیداست که چنین کاری غیرممکن است. پس از تعیین اهداف و اولویت‌بندی آن‌ها، شما باید عینک واقع‌بینی به چشمانتان بزنید و ارزیابی کنید که در حال حاضر، کجای کار قرار دارید و با خودتان چند چند هستید.
برای هر اولویت، باید مشخص کنید که کجا هستید، به کجا باید برسید و چگونه به آن‌جا خواهید رسید. توجه داشته باشید که تغییرات باید آهسته و پیوسته اعمال شوند نه ناگهانی و یک‌مرتبه.
به عنوان نمونه، فرض کنیم شما اضافه وزن دارید و قصد دارید با ورزش و رژیم گرفتن، به اندام دلخواهتان دست پیدا کنید. بدین منظور باید ابتدا به مدت چند روز، لیست غذایی هر روز و مدت زمانی که روزانه به فعالیت جسمانی اختصاص می‌دهید را روی یک کاغذ یادداشت کنید؛ این کار کمک می‌کند دیدگاه واقع‌بینانه‌ای در مورد وضعیت فعلی‌تان پیدا کنید.
دارن هاردی، در کتاب اثر مرکب، به نکته خوبی اشاره کرده است. اگر هر روز تنها یک قدم به سمت هدفتان بردارید، دیری نخواهد پایید که به آن هدف خواهید رسید؛ پس صبور باشید و مرحله به مرحله از حجم غذا کم کنید و به حجم ورزش اضافه کنید تا در نهایت به وضعیت جسمانی مطلوبتان دست پیدا کنید.
تکلیف خانگی: برای مدت دو الی سه روز، عملکردتان را در هر اولویت، زیرنظر بگیرید و آن‌ها را روی کاغذ بیاورید.
گام چهارم) برنامه را بریزید!
تبریک می‌گویم؛ تا همین مرحله که پیش آمدید، راه زیادی را در مسیر انجام یک برنامه ریزی اصولی و موفق طی کرده‌اید. اکنون نوبت رسیده به تعیین گام‌های عملی برای رسیدن به چشم‌انداز آینده. بیایید نام این مرحله را ترسیم نقشه راه دستیابی به رویاها بگذاریم تا کمی شاعرانه‌تر به نظر برسد.
برنامه‌ای که تعیین می‌کنید، باید چند ویژگی داشته باشد، این ویژگی‌ها را با ذکر مثال توضیح می‌دهیم:
دقیق باشد
فرض می‌کنیم شما دانش‌آموز هستید و می‌خواهید در کنکور قبول بشوید. کاری که شما باید انجام بدهید، درس خواندن است. اما چگونه؟ برای این کار، شما باید به شکل دقیق، یک چارچوب برای خودتان مشخص کنید و مثلا بگویید من روزانه سه بازه زمانی دو ساعته را به درس خواندن اختصاص خواهم داد و هر روز، به ۵۰ سوال چهارگزینه‌ای جواب خواهم داد.
انعطاف‌پذیر باشد
آدمیزاد از یک ساعت بعد خودش هم خبر ندارد، ولی این دلیل نمی‌شود که به کلی قید برنامه ریزی را بزنید. شما حتما باید در برنامه‌تان جا برای اتفاقات غیرمترقبه بگذارید و یک سناریوی جایگزین داشته باشید تا اگر مشکلی پیش آمد، بتوانید در کمترین زمان ممکن و بدون استرس، به برنامه‌تان برگردید.
قورباغه داشته باشد
تعجب نکنید، اشتباه املایی رخ نداده است. هر برنامه‌ای یک قورباغه دارد و شما باید آن را قورت بدهید. منظورمان از قورباغه، همان مهم‌ترین و سخت‌ترین کار روز است. طبیعی است که وقتی بی‌حال و بی‌حوصله هستید، انجام کارهای سخت برایتان زجرآور خواهند بود؛ پس قورباغه‌تان را زمانی قورت بدهید که تازه شروع به کار کرده‌اید و سرحال و باانرژی هستید.
زنگ تفریح داشته باشد
ما انسان هستیم، نه ربات. انسان‌ها زمانی می‌توانند به اندازه کافی بازدهی داشته باشند که به خودشان زنگ تفریح بدهند. اگر درس می‌خوانید، به ازای هر یک و نیم ساعت، یک ربع استراحت کنید؛ اگر قصد کاهش وزن دارید، هر دو هفته یک بار، روز آزاد تعیین کنید و یک پیتزا برای خودتان سفارش بدهید؛ اگر قصد پیشرفت در حیطه شغلتان را دارید، روزهای آخر هفته را به خودتان استراحت بدهید، تفریح کنید و به هیچ‌وجه به مسائل شغلی فکر نکنید.
نگران نباشید، این چند روز و چند دقیقه شما را از هدفتان دور نخواهد کرد؛ بلکه تجدید قوایی خواهد شد تا دوباره با انرژی مضاعف برگردید سراغ هدف و برنامه‌تان.
جریمه داشته باشد